現状を聞き取る
対象業務の始点・終点、担当者、利用ツール、受け渡し、承認、例外を確認します。
業務設計・改善
業務プロセス最適化
AIを導入すること自体を出発点にせず、業務がどこから始まり、何をもって完了するのかを現場と確かめます。手作業、転記、承認、待ち時間、例外をひと続きの流れとして捉え、AI・業務ルール・システム連携・人の作業をどう分担するかを設計します。
業務の実態から考える
「何を自動化するか」の前に、
仕事の流れを見える形に。
同じ業務名でも、部署や担当者によって手順や判断の仕方が違うことがあります。聞き取りでは通常の処理だけでなく、情報が足りないとき、記載が一致しないとき、急ぎの依頼が入ったときに誰がどう対応するかも確認します。例外を把握しておくと、自動化できる範囲と人が引き受けるべき判断を分けやすくなります。
この支援では、AIが適さない工程をAIに置き換える前提にしません。手順やルールを整えるだけで解決できる場合、既存システム間の連携が主な課題である場合、担当者の確認を残す必要がある場合も含めて改善案を比べます。
現状把握で見ること
工程だけでなく、受け渡しと判断も記録
開始と完了
依頼や書類が届く場所と、処理済みと判断する状態
人・道具・情報
担当者、利用システム、受け渡すデータと承認者
例外と待ち
不足や不一致、差し戻し、確認待ちが起きる場面
進め方
現場の流れを、改善の判断材料にする
調査で見えた課題を、そのまま自動化の要件にするのではなく、実行できる選択肢と評価方法に結びつけます。
業務プロセス最適化の検討段階
改善の選択肢を比べる
業務ルール、ワークフロー、システム連携、AI、人の判断を工程ごとに検討します。
将来フローと評価案を作る
人の確認や例外時の戻り方を含めたフロー案と、評価指標の候補を整理します。
この番号は検討の段階を示すもので、導入実績や成果を表すものではありません。調査対象や実施範囲は、業務内容とご相談に応じて確認します。
判断の分担
どの工程をAIに任せ、
どこで人が判断する？
一律に「自動化する／しない」と決めるのではなく、工程ごとに必要な判断と誤りが起きた場合の影響を考えます。繰り返しの多い作業でも、例外が多かったり誤処理を戻しにくかったりするなら、確認や承認を残す設計が重要です。
判断を分けるための視点
- 処理条件が明確で、同じ手順を繰り返せるか
- 入力データの不足や表記ゆれがどの程度あるか
- 誤りが起きたときの影響と、取り消しや修正のしやすさ
- 確認に必要な根拠を担当者が見られるか
- 例外を誰に渡し、通常の手作業へ戻せるか
- 承認や最終判断を担う人と責任範囲が明確か
将来フロー案に含めるもの
通常時の処理だけでなく、情報不足や不一致が起きたときの差し戻し先、承認のタイミング、手作業へ切り替える条件も整理します。AIの出力を確定処理へ直結させるかどうかは、業務リスクと確認可能性を踏まえて検討します。
例外時の担当と復帰手順まで決めておく
対象範囲と成果物
改善設計で整理する内容
調査内容を、現場で確認できるフロー案と次の検討に使える材料にまとめます。
確認・設計する範囲
- 現行業務と例外ケースの把握
- 手作業、転記、承認、引き継ぎの分析
- AI・ワークフロー・業務ルールによる改善案の比較
- 人が判断する箇所を含めた将来フローの設計
整理する成果物
- 現状と改善後の業務フロー案
- 自動化候補と人による確認箇所の一覧
- 実装の前提条件と評価指標案
本ページで紹介するのは業務調査と改善設計の支援です。システム実装を含める場合は対象範囲を別途確認します。設計案は、実際の業務担当者に確認してもらい、現行手順や例外を正しく捉えているかを確かめることが大切です。
現場で確かめる
フロー図を作って終わりにしない
業務の流れを図にしたら、担当者と一緒に通常ケースと例外ケースをたどり、実際の仕事と食い違っていないか確認します。
たとえば、請求書処理なら「受領から登録まで」だけでなく、金額や取引先情報の不一致、証憑不足、承認者不在のときに誰が止め、どこへ戻すかを確認します。こうした例外が整理できて初めて、自動処理の対象、担当者が確認する条件、手作業へ戻す手順を具体化できます。
評価では、処理にかかる時間だけで判断せず、修正や差し戻しの頻度、例外対応に必要な作業、担当者の確認負担も候補にします。導入前の状態を把握して比較できるようにし、検証を続けるか、設計を見直すかを判断する条件をあらかじめ相談します。
導入を決める前に
確認しておきたい実務上の問い
- 対象にする工程と、今回は対象外とする作業は何か。
- 通常ケースと例外ケースを、担当者が同じ理解で説明できるか。
- 誰が結果を確認し、誤りや判断保留をどこへ報告するか。
- 処理時間だけでなく、品質と例外対応をどう見比べるか。
次の一歩
まずは、見直したい業務の流れから。
どの作業で待ち時間や手戻りが起きているか、例外対応がどこに集まっているかなど、分かる範囲でお聞かせください。業務プロセスの整理から相談できます。実施内容や実装の範囲は、業務と利用環境を確認したうえでご案内します。