01｜現状を把握する
作業と情報の受け渡しを描く
報告書の作成や定型連絡について、作業の始点・終点、使う資料、担当者、承認や差し戻しを確認します。業務手順と報告書の項目、連絡・記録に使う既存ツールを並べると、二重入力や確認待ちなどの負担が見えやすくなります。
活用シナリオ｜非営利・業務支援
非営利組織の事務負担を整理する活用シナリオ
報告資料の作成や定型連絡など、限られた人員で担う事務を見直すための検討モデルです。事務の手間を減らす可能性と、支援対象者・寄付者の情報を守り、重要な判断を人が担うことを同時に考えます。
非営利組織の業務では、限られた時間を報告、連絡、記録などに配分する一方、個人の事情や支援の背景に丁寧に向き合う必要があります。AIを検討するなら、単に作業を自動化するのではなく、どの情報を使わずに済むか、どこで担当者が確認するかまで含めて業務を組み直すことが出発点です。
検討の進め方
まず事務の流れをほどき、限定できる作業を探す
いきなりツールやAI機能を選ぶのではなく、誰が何を受け取り、どの情報を使い、何を確認して次へ渡すのかを見える形にします。
02｜情報を切り分ける
個人を特定しない形にできるか考える
作業ごとに必要な情報を確かめ、個人情報や要配慮情報を含まない集計値、共通の様式、公開済みの案内などで代替できる部分を探します。必要のない個人情報は集めず、外部サービスへ入力する情報の範囲や利用条件も事前に確認します。
03｜影響を限定して試す
文案作成や分類支援から検討する
定型的な文章のたたき台作成や、個人を特定しない情報の分類など、誤りがあっても担当者が確認・修正でき、影響範囲を限定できる用途が検討候補になります。AIを使わないテンプレート整備や入力項目の見直しで解決するなら、その方法も比較します。
04｜人が担う判断を決める
支援に関わる判断は担当者が行う
支援の適否、優先順位、個人の事情に関わる重要な判断をAIに委ねないことを前提にします。誰が出力を確認するか、誤りや迷いがあったとき誰へ相談するか、最終的に誰が責任を持つかを、業務手順と一緒に決めます。
情報保護と人の役割
効率化の範囲より先に、入力しない情報を決める
支援対象者や寄付者に関する情報は、業務に必要だからといって、利用するAIサービスへそのまま渡せるとは限りません。データの扱いと人の確認を、試行の条件として先に整えます。
個人情報・要配慮情報の入力を制限する
具体的な情報の入力可否は、組織のルール、利用サービスのデータ処理条件、契約や業務上の責任を確認して決めます。条件が確かめられない情報は入力せず、匿名化やダミーデータで検討できるかを考えます。
役割を分ける
AIは下書きや整理を補助する役割にとどめ、支援対象者に関わる判断、例外の扱い、外部へ出す文書の最終確認は責任者や担当者が行います。確認者が不在のときに処理を止める方法や、誤りを見つけた際の訂正・報告経路も決めておきます。
評価の考え方
効果は、作業時間だけでなく確認負担も含めて見る
何を改善したいのかを試行前に定め、現状と試行後を同じ条件で比べます。下記は測定の候補であり、実績や成果の約束ではありません。
定型事務にかかる作業時間
現状の測り方と対象範囲を先に決め、個人を特定する情報を集計・評価に持ち込まない方法を検討します。
修正・確認が必要な文書の傾向
現状の測り方と対象範囲を先に決め、個人を特定する情報を集計・評価に持ち込まない方法を検討します。
情報の取り扱いルールの理解度
現状の測り方と対象範囲を先に決め、個人を特定する情報を集計・評価に持ち込まない方法を検討します。
たとえば、作業時間の変化だけでなく、修正・確認に要した手間、誤りの種類、例外時の対応、職員が情報管理ルールを理解しているかも確認候補です。記録方法や評価範囲は、扱う業務と組織のルールに合わせて決めます。
このモデルで確認する材料
相談前に、手元の手順とルールを整理する
資料を完璧にそろえる必要はありません。現場の流れを話せる範囲でまとめると、改善候補と避けるべき情報を切り分けやすくなります。
業務・システムの情報
- 業務手順と報告書の項目
- 連絡・記録に使う既存ツール
- 個人情報や要配慮情報の取り扱いルール
確認しておきたい問い
- どの作業に、どのくらいの確認や手戻りが生じているか。
- 個人を特定する情報を使わずに済む工程はどこか。
- 出力を確認し、必要なら止めたり訂正したりできる担当者は誰か。
- 記録や連絡に使う既存ツールと、情報の保管ルールは何か。
次の一歩
現場の事務と情報管理を、一緒に整理しませんか
どの作業から見直すべきか、個人情報を使わずに試せるかなど、現在の業務と確認したい点をお聞かせください。相談内容をもとに、支援範囲や検討事項を確認します。
一般的な検討モデルです。個別の法的助言や、業務・サービスの適法性の判断を提供するものではありません。